Johtajan 10 viestintäohjettaKulunut viikko pysäytti Suomen. Korona-pandemian tilanne muuttuu päivä päivältä, ja joka talossa kysytään yhä uudestaan, miten tämä vaikuttaa meihin, kirjoittaa Aivelan toimitusjohtaja Aino Pajukangas. Hän tarjoaa veloituksetta apuaan viestintämyrskyn silmään ajautuneelle johtajalle.

 

Viikonloppu ei monessa organisaatiossa ole kulunut levon merkeissä, vaan johtoryhmät ovat olleet tiiviisti yhteydessä, keränneet lisää tietoa ja hakeneet yhteisiä linjauksia tulevaa viikkoa varten.

Johtajuudessa olennaista on kyky sietää epävarmuutta ja tehdä riittämättömän tiedon pohjalta päätöksiä. Johtaja: viestithän päätöksistä tehokkaasti?

Miksi kannattaa käyttää aikaa viestintään?

 

Minulle on ihmetelty, miksi johtajan pitäisi kiireen keskellä käyttää aikaansa viestintään. Eikö se ole asia, jonka voi jättää viestintäyksikön hoidettavaksi?

Kriisitilanteissa viestinnän rooli korostuu.  Joko olet huomannut, että viestintä on johtajan tärkein työkalu? Kun henkilöstö saa tietoa, pelot hälvenevät ja toiminnan jatkuvuus varmistuu.

Avoin viestintä katkaisee huhuilta siivet

 

Myös asiakkaat ja yhteistyökumppanit ansaitsevat viimeistään nyt tilannekatsauksen, missä teillä mennään.

Sosiaalinen media on jo pullollaan huhupuheita, spekulaatioita ja virheellisiä faktoja, jotka koskevat myös teitä. Huhut aiheuttavat ylilyöntejä, paniikkia ja virheellisiä johtopäätöksiä.

Yhdenkään organisaation some-kanavat tai nettisivut eivät enää saisi ammottaa tyhjyyttään. Koronan vaikutuksiin on otettava kantaa.

Kriisissä ihminen haluaa seurata ihmistä

 

Viimeistään nyt on kipparin aika astua esille. Ihmiset haluavat seurata ja kuunnella toista ihmistä. Se, joka on vetovastuussa, antaa päätöksille kasvot.

Väkesi kysyy:

  • Missä mennään nyt?
  • Miten tämä kaikki tulee vaikuttamaan meihin?
  • Jatkuuko työ ja missä muodossa?
  • Mikä muuttuu, mitä jää pois ja mitä tulee tilalle?
  • Mitä minä voin tehdä nyt ja lähitulevaisuudessa, jotta selviämme tilanteesta?

Johtaja ei voi paikoilla viestintävastuutaan. Anna tietoa mieluummin enemmän ja usein kuin kitsaasti.

Mieti tarkkaan sävy ja ajoitus

 

Ohjeiden ja faktojen lisäksi johtajan on syytä harkita tarkkaan viestinnän sävy, oikeat kanavat ja ajoitus. Koronaan liittyy inhimillistä tragediaa. Jonkun lähipiiristä joku sairastuu vakavasti tai pahimmassa tapauksessa menehtyy.

Vaikka tauti koskettaisi teidän porukkaanne vain välillisesti, kansantalouden mullistus jättää  jälkiä. Monissa yrityksissä on jo tehty ja tullaan vielä tekemään vaikeita, henkilöstöön kohdistuvia päätöksiä. Strategiat on nyt luotava uudestaan, koska yksikään johtaja ei osannut ennustaa tällaista poikkeustilannetta.

Luo uskoa tulevaan

 

Myrskyn keskellä kannattaa muistaa buddhalaisten munkkien ikivanha viisaus, joka pätee mihin tahansa elämän ilmiöön:

Ajan kanssa tämäkin menee ohi.

Faktojen lisäksi vie ajatukset kriisin jälkeiseen aikaan. Jonain päivänä työn arki palaa takaisin ja asettuu uomiinsa.

Jos voit luoda uskoa tulevaan, tee se aina, kun mahdollista.

Johtajan 10 viestintäohjetta

 

Tässä poikkeustilanteessa kannattaa muistaa johtajan 10 lyömätöntä viestintäohjetta:

  1. Viesti avoimesti
    Työt eivät suju, jos henkilöstö kokee, että asioita salataan. Myös ulkoiset sidosryhmäsi kuten asiakkaat ja kumppanit arvostavat avoimuutta.
  2. Ole selkeä
    Muista, että viestin vastaanottaja ei tiedä tilanteesta yhtä paljon kuin johtoporras. Selitä asiat, taustoita niitä ja aseta ne mittasuhteisiin.
  3. Varmista, että viesti on ymmärretty oikein
    Käytä viestinnässä yksiselitteisiä ilmaisuja, ja anna mahdollisuus esittää kysymyksiä. Jos vastaanottaja prosessoi viestin yksin, väärinymmärryksen vaara on suuri.
  4. Viesti oikeaan aikaan
    Kerro muutoksista ja päätöksistä mahdollisimman nopeasti mutta kuitenkin harkitusti ja tarkkaan mietityllä tavalla.
  5. Ole johdonmukainen
    Varmista, että koko johtoporukka vie samaa viestiä. Tähän pääsette, kun mietitte yhdessä, mitä sanotaan.
  6. Vältä huhuja
    Kun viestit ajoissa ja selkeästi, vastaanottajan ei tarvitse esittää arvailuja. Näytä esimerkkiä muille, ja katkaise huhuilta siivet ajoissa aina, kun mahdollista. Älä koskaan valehtele tai anna katteettomia lupauksia.
  7. Pidä arvot esillä
    Nojaa päätöksenteossa arvoihin sekä yhdessä tehtyihin linjauksiin ja perustele päätökset niiden kautta. Arvot selittävät, miksi teillä tehdään sellaisia päätöksiä kuin tehdään.
  8. Kannusta
    Myös poikkeustilanteessa – tai juuri silloin – kannattaa korostaa yhdessä tekemisen merkitystä, ja antaa huomiota toivotunlaiselle toiminnalle. Se kasvaa, mihin kiinnität huomiota.
  9. Ole läsnä
    Ole valmiina vastaamaan kysymyksiin. Varmista, että kukaan ei jää yksin. Ole myötätuntoinen, tunnista tunteet ja anna niille tilaa, mutta älä lähde mukaan tunnemyrskyyn.
  10. Sitoudu viestintään ja näytä esimerkkiä
    Omalla toiminnallasi näytät muille, miten toivot heidän toimivan.

Ulkopuolinen näkee enemmän

 

Toimitusjohtaja, viestintäjohtaja tai viestintäpäällikkö, kaipaatko sparrailuapua? Lyhytkin juttutuokio ulkopuolisen ammattilaisen kanssa voi tuoda tilanteeseenne uusia näkökulmia.

Olen ollut usein myrskyn silmässä. Olen vastanut valtakunnallisissa organisaatioissa viestinnästä esimerkiksi mainekriiseissä, ruokamyrkytystapauksissa, organisaatiouudistuksissa ja elintarvikkeiden takaisinvetotilanteissa.

Poikkeustilanteen vuoksi tarjoan sparrailuapua ilman veloitusta. Autan niin paljon kuin mahdollista. Ota yhteyttä: 050 348 5620 tai aino(at)aivela.fi

Terveisin, Aino

Seuraa viestintätoimisto Aivelaa FacebookissaInstagramissa ja Linkedinissä ja tilaa uutiskirjeemme!